(Supuestos: Los clientes utilizan Mail.app, los clientes están en una versión razonablemente actual del MacOS)
El objetivo de IMAP es almacenar el correo electrónico en el servidor, de modo que el usuario pueda acceder a su correo desde varios dispositivos y ver la misma lista de mensajes. Además, esto no es algo específico de Mac, se espera que cualquier cliente de correo electrónico que utilice IMAP mantenga los almacenes de mensajes de correo electrónico sincronizados tanto en el cliente como en el servidor, a menos que el usuario mueva deliberadamente los mensajes a un buzón de correo del lado del cliente (lo que la mayoría de los clientes permiten).
Por otra parte, 5 GB no me parecen muchos correos electrónicos.
Yo no configuraría Mail.app para enviar todos los correos electrónicos a un buzón del lado del cliente, sino que animaría a los usuarios a crear buzones "En mi Mac" y almacenar allí los mensajes de correo electrónico más antiguos.
Para crear un buzón "En mi Mac" en Mail.app, en el menú "Buzón" elija "Nuevo buzón..." en la ventana que aparece permitiéndole nombrar el buzón, asegúrese de que la ventana emergente "Ubicación" esté establecida en "En mi Mac". A continuación, el usuario deberá trasladar manualmente los mensajes que desee almacenar localmente al nuevo buzón. Tenga en cuenta que esto significa que se pierde la capacidad de ver la misma lista de mensajes desde otro cliente (como un teléfono) y se traslada el 100% de la carga de las copias de seguridad al cliente (pero es de suponer que ya se está haciendo una copia de seguridad del cliente).
Para ver cuánto espacio están utilizando los distintos buzones de correo electrónico IMAP, haz clic con el botón derecho del ratón en la bandeja de entrada principal y selecciona "Obtener información de la cuenta". Esto debería mostrar una ventana con todos los buzones IMAP (Enviados, Borradores, etc.) y el espacio utilizado por cada uno.
