¿Cómo puedo evitar que esto ocurra?
Este es el comportamiento esperado.
Microsoft (Outlook.com) utiliza los datos de localización (si están disponibles) como parte de su seguridad para validar el acceso a la autorización; es algo más que tu IP.
Puedes ver toda tu actividad desde Microsoft en el sitio: https://account.live.com/activity
Uso de una VPN con Outlook.com
Una VPN (Red Privada Virtual) toma tu tráfico (todo o parte, dependiendo de la política establecida en el servidor VPN) y lo envía a través de su red. Si vas a https://account.live.com/activity mientras estás conectado a la VPN, verás que tu dirección IP ha cambiado (muy significativamente). Ya no estás "localizado" en tu casa, sino que ahora estás donde se encuentre la puerta de enlace de la red de tu trabajo.
Por ello, (Microsoft) Outlook.com detectará este cambio y, basándose en sus políticas de seguridad, bloqueará temporalmente tu acceso, ya que "parece" que has pasado de una ubicación a otra con las mismas credenciales almacenadas en caché.
Activar la autenticación de dos factores
Si utiliza la autenticación de dos factores ( Aplicación Microsoft Authenticator ), puedes mitigarlo un poco. Outlook.com detectará el cambio de ubicación y le pedirá que se autentique (se muestra la versión para iPhone):
Antes de bloquear tu cuenta, debería pedirte que apruebes o rechaces el nuevo inicio de sesión.
Tu otra opción es cerrar Mail (o salir de Outlook.com), conectarte a la VPN y volver a abrir. Tendrá que hacer esto cada vez que haya un cambio de red para que haya un inicio de sesión de buena fe en lugar de una solicitud de autorización basada en credenciales almacenadas en caché.
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Esto me ocurre cuando uso outlook en mi red doméstica, pongo el mac en reposo y luego lo despierto en el trabajo. Outlook, y otros programas detectan el cambio de IP y fuerzan un nuevo inicio de sesión por seguridad.